Die steuerliche Außenprüfung ist ein Instrument des Steuerverfahrensrechts (§§ 193 ff der Abgabenordnung – AO) zur Ermittlung, Überprüfung und Beurteilung steuerrechtlich relevanter Sachverhalte eines Unternehmens.
Die sogenannte Außenprüfung durch das Finanzamt dient der Prüfung steuerlich bedeutsamer Sachverhalte in den Räumen des Steuerpflichtigen.
Zum einen soll sie die Gleichmäßigkeit der Besteuerung sicherstellen, zum anderen dabei helfen, steuerliche Unregelmäßigkeiten aufzudecken.
Erfahren Sie in diesem Beitrag alle wesentlichen Aspekte, die Sie zum Thema wissen müssen.
1. Steuerliche Außenprüfung – bei den Steuerzahlern nicht beliebt
2. Was wird geprüft?
3. Mitwirkungspflichten des Unternehmens
4. Abgrenzung von steuerlich relevanten Daten und anderen Datenbeständen, Informationsrechte
5. Komplettprüfung, Sonderprüfung oder verkürzte Außenprüfung?
6. Organisatorischer Ablauf der Prüfung
7. Professionelle anwaltliche Unterstützung für die Steuerprüfung
1. Steuerliche Außenprüfung – bei den Steuerzahlern nicht beliebt
Eine steuerliche Außenprüfung stellt neben der Steuerfahndung den weitreichendsten Eingriff in die Rechte und Aktivitäten von Steuerzahlern dar. Sie ist speziell für die Überprüfung von Unternehmen ausgelegt. Dabei werden die Steuerpflichtigen in vier Größenklassen eingeteilt:
- Großbetriebe,
- Mittelbetriebe,
- Kleinbetriebe und
- Kleinstbetriebe.
Die Prüfung soll vorrangig in den Geschäftsräumen des Unternehmens stattfinden. Sind geeignete Geschäftsräume nicht vorhanden, kann auch in den Räumen des Finanzamts geprüft werden. In besonderen Ausnahmefällen kann die Prüfung auf Antrag in der Kanzlei des Steuerberaters durchgeführt werden. Die Finanzbeamten nehmen dabei Einsicht in alle steuerlich relevanten Daten.
Für viele Steuerpflichtige ist die Außenprüfung durch das Finanzamt ein eher bedrohliches Ereignis, da sie von vornherein mit Unannehmlichkeiten rechnen. Aus der Perspektive des Finanzamts handelt es sich dagegen in der Regel um eine Routineprüfung, die in regelmäßigen Intervallen vorzunehmen ist.
Der Betriebsprüfer ist dem Steuerpflichtigen gegenüber zur Objektivität verpflichtet und hat zugunsten wie zuungunsten des Steuerpflichtigen zu prüfen (§ 199 Abs. 1 AO).
Unter Umständen kann daraus für die betroffenen Unternehmen sogar ein Nutzen resultieren.
2. Was wird geprüft?
Im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung überprüft das Finanzamt die letzten drei bis fünf Geschäftsjahre, sofern für diese bereits eine Steuererklärung abgegeben wurde. In der Regel steht für das Finanzamt der Prüfungszeitraum fest und kann durch die Unternehmen nicht verändert werden. Trotzdem kann es sich für Firmen lohnen, nachzufragen, ob ein nicht erfasstes Geschäftsjahr in die Untersuchung einbezogen wird.
Beispielsweise ist ein solches Vorgehen nach einem Gesellschafterwechsel oder einer Firmenübernahme sinnvoll, um steuerliche Unregelmäßigkeiten oder Risiken frühzeitig zu identifizieren.
Die steuerliche Außenprüfung soll auf das Wesentliche abstellen und zeitlich auf das notwendigste Maß beschränkt werden. Um die Arbeitsweise der Betriebsprüfung zu rationalisieren, werden Schwerpunkte auf besondere Gestaltungen oder Risikobereiche für Steuerausfälle gesetzt. Das Risikomanagement der Finanzverwaltung nimmt einen immer größeren Raum ein (Stichwort SRP-Handbuch).
3. Mitwirkungspflichten des Unternehmens
Unternehmen unterliegen einer umfassenden Mitwirkungspflicht (§ 200 AO). Sie haben
- Auskünfte zu erteilen,
- Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Urkunden zur Einsicht und Prüfung vorzulegen.
Dies gilt insbesondere auch für die sachliche und personelle Unterstützung bei der Prüfung digitaler Datenbestände. Hierfür müssen Unternehmen in der Regel organisatorische Vorbereitungen treffen, um tatsächlich Prüfungsbereitschaft herzustellen und zum Verständnis der digitalen Aufzeichnungen die erforderlichen Erläuterungen geben.
Erst wenn der Betriebsprüfer zum Ergebnis kommt, dass die Auskünfte des Steuerpflichtigen oder die der von ihm benannten Auskunftspersonen unzureichend sind, werden auch andere Personen befragt (§§ 93 ff AO).
4. Abgrenzung von steuerlich relevanten Daten und anderen Datenbeständen, Informationsrechte
Insbesondere ist eine Abgrenzung von steuerlich relevanten Daten und anderen Datensätzen vorzunehmen: Das Finanzamt hat lediglich das Recht, auf Erstere zuzugreifen. Eine exakte Abgrenzung verschiedener Datenbestände ist unter anderem deshalb von Bedeutung, weil die Finanzverwaltung keinem Verwertungsverbot für andere Daten unterliegt.
Sinnvoll ist, die Steuerdaten entweder auf gesonderten Datenträgern zu erfassen oder steuerlich irrelevante Daten durch Zugriffsbeschränkungen zu schützen.
Vom Finanzamt im Rahmen einer Außenprüfung kontrollierte Unternehmen haben das Recht, darüber informiert zu werden, welche Datenbestände durch den Fiskus eingesehen wurden und welche Datenverknüpfungen dafür verwendet wurden. Um hier einen umfassenden Überblick zu erhalten, bietet sich beispielsweise an, die Datenprüfung mit spezieller Protokollierungssoftware zu dokumentieren.
5. Komplettprüfung, Sonderprüfung oder verkürzte Außenprüfung?
Im Regelfall wird die steuerliche Außenprüfung in Form einer Komplettprüfung vorgenommen. Es ist zu beobachten, dass oftmals Lohn- oder Umsatzsteuer-Sonderprüfungen angeordnet werden, also Außenprüfungen für spezielle Steuerarten, um bei festgestellten Unregelmäßigkeiten die Prüfung auf eine Gesamtprüfung einschließlich der Ertragsteuern zu erweitern.
In speziellen Fällen kann die Gesamtprüfung durch eine verkürzte Außenprüfung ersetzt werden.
In Frage kommt diese Variante für Betriebe, wenn das Finanzamt der Ansicht ist, dass eine regelmäßige Außenprüfung nicht erforderlich ist. Für Großbetriebe ist diese Möglichkeit per definitionem ausgeschlossen.
Im Hinblick auf kleine und mittlere Betriebe entscheidet das Finanzamt über die Verkürzungsmöglichkeit. Eine verkürzte Prüfung erfordert eine individuelle schriftliche Begründung. Über die Prüfungsinhalte bestimmt ebenfalls die Finanzverwaltung und kann dafür einen relativ großen Ermessensspielraum nutzen.
6. Organisatorischer Ablauf der Prüfung
Das zu überprüfende Unternehmen bestimmt für die Finanzbeamten Ansprechpartner bzw. Auskunftspersonen im Unternehmen. Diese nehmen sogenannte Prüfungsanfragen entgegen und leiten sie an die Unternehmensleitung und den Beratern weiter. Hieraus ergibt sich nicht nur eine zeitliche Entlastung für das Management, sondern häufig auch ein taktischer Vorteil, da die Unternehmensleitung Zeit gewinnt, die jeweilige Fragestellung zu überprüfen und mit den Beratern zu diskutieren.
In kleinen und mittleren Betrieben ist es sinnvoll, lediglich eine Auskunftsperson zu benennen, die alle Informationswünsche der Prüfungsbeamten bündelt.
Für Beanstandungen im Verlauf der Steuerprüfung müssen Gegenargumente inklusive der erforderlichen Belege gefunden werden. Generell gilt, dass Unternehmen, die einer Außenprüfung des Finanzamts unterliegen, eine maßgeschneiderte Verhandlungsstrategie entwickeln sollten. Das Finanzamt ist grundsätzlich daran interessiert, die Prüfung mit einer Einigung in allen offenen Punkten schnell zu beenden.
Die Prüfung endet grundsätzlich mit einer Schlussbesprechung (§ 201 AO), die gründlich vorbereitet werden muss. Besonders wichtig ist, zu klären, ob eine vollständige Sachverhaltsaufklärung erfolgt ist oder hierfür die Vorlage weiterer Dokumente nötig ist; zum Beispiel Verträge, Belege, Nachweise von anderen Unternehmen. Darüber hinaus ist entscheidend, welche Personen sowohl seitens der Finanzverwaltung als auch des Unternehmens an der Schlussbesprechung teilnehmen.
Zu den Resultaten einer steuerlichen Außenprüfung gehören auch verbindliche Zusagen (§§ 204 ff AO) des Finanzamts über die künftige steuerrechtliche Behandlung bisher möglicherweise strittiger Sachverhalte.
7. Professionelle anwaltliche Unterstützung für die Steuerprüfung
Optimal ist, wenn Sie sich auf eine steuerliche Außenprüfung mit professioneller Unterstützung vorbereiten und Ihnen auch während des Prüfungszeitraums ein Fachanwalt für Steuerrecht zur Seite steht. Unsere Kanzlei bereitet zusammen mit Ihnen und Ihrem Steuerberater alle Unterlagen und Datenbestände für die Steuerprüfung vor.
Probleme, auf die das Finanzamt voraussichtlich reagieren wird und mögliche Lösungsansätze kennen Sie so schon vor dem Beginn der eigentlichen Prüfung.
Natürlich begleiten wir Sie auch durch das Prüfungsverfahren selbst. Bei Unstimmigkeiten mit den Finanzbehörden trete ich in Ihrem Sinne als Vermittler auf.
Vereinbaren Sie einen Termin zur Beratung unter 069 5809 2525 oder per Nachricht an info@rechtsberatung-reuter.de.
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